Konferenzbeitrag einreichen und vortragen

Für einen Konferenzbeitrag reichen Sie auf den Call for Papers bzw. Call for Abstracts hin fristgerecht ein Abstract ein, warten die Begutachtung ab und präsentieren Ihre Arbeit nach der Annahme als Vortrag oder Poster im zugewiesenen Programmplatz. Dabei sind zwei verschiedene Fähigkeiten gefragt: Das Abstract muss ein Programmkomitee auf wenigen hundert Wörtern überzeugen, der Vortrag einen Saal über eine feste Zahl von Minuten fesseln.

Schritt 1: Die passende Tagung wählen

Nicht jede Konferenz lohnt Zeit und Reisekosten. Fragen Sie Ihre Betreuung, welche Tagungen in Ihrem Fach zählen, und prüfen Sie:

• Publikum: große internationale Konferenz, spezialisierter Workshop, Doktorandenkolloquium oder die Jahrestagung einer Fachgesellschaft?
• Format: Vorträge, Poster, Panels, veröffentlichte Tagungsbände?
• Ruf: Wer veranstaltet, wer sitzt im Programmkomitee, wie sahen frühere Programme aus?
• Kosten: Tagungsgebühr, Reise, Unterkunft, Ermäßigungen für Studierende und Promovierende
• Fristen: Einreichung, Benachrichtigung, Frühbucherrabatt

Vorsicht bei Einladungen unbekannter Veranstalter mit sehr breitem Themenspektrum und hohen Gebühren. Die Warnsignale entsprechen denen bei Raubverlagen.

Schritt 2: Ein Abstract, das angenommen wird

Programmkomitees lesen viele Einreichungen in kurzer Zeit. Machen Sie es ihnen leicht.

1. Problem: ein bis zwei Sätze dazu, was ungeklärt ist.
2. Vorgehen: was Sie getan haben, so konkret, dass die Solidität erkennbar ist.
3. Ergebnisse: das Hauptergebnis, mit Zahlen, wenn vorhanden. Bei laufenden Arbeiten: was bis zur Tagung vorliegen wird.
4. Bedeutung: warum das Ergebnis für genau dieses Publikum relevant ist.
5. Passung: Begriffe der Tagung aufgreifen und den passendsten Themenbereich wählen.

Prüfen Sie danach die Formalia: Wortgrenze, vorgegebene Gliederung, ob Literatur oder Abbildungen erlaubt sind, Angaben zu allen Autorinnen und Autoren und die gewünschte Präsentationsform (Vortrag, Poster oder beides möglich). Lassen Sie das Abstract vor dem Absenden von Ihrer Betreuung gegenlesen und klären Sie, wer auf der Autorenliste steht.

Hinweis: Wenn aus Ihrer Arbeit ein Patent werden könnte, sprechen Sie vor der Einreichung mit der Transferstelle Ihrer Hochschule. Veröffentlichte Abstracts und öffentliche Vorträge können als neuheitsschädliche Offenbarung gelten; mehr dazu unter Patente für Forschende.

Schritt 3: Nach der Annahme

• Vor Ablauf der Frühbucherfrist anmelden
• Länge des Slots inklusive Diskussionszeit klären
• Technik prüfen: Bildformat, eigener Laptop oder Upload, Adapter
• Frist zum Hochladen von Folien oder Poster notieren
• Reisekostenzuschüsse früh beantragen; typische Quellen nennt unser Überblick zur Forschungsförderung

Schritt 4: Den Vortrag aufbauen

Ein kurzer Tagungsvortrag ist kein komprimiertes Paper, sondern eine Einladung, das Paper zu lesen und mit Ihnen ins Gespräch zu kommen.

Teil	Zeitanteil	Inhalt
Einstieg	kurz	Das Problem und warum es das Publikum angeht
Frage und Vorgehen	etwa ein Viertel	Forschungsfrage, Methode als einfaches Schema
Ergebnisse	größter Teil	Zwei bis drei Kernergebnisse, eines pro Folie
Fazit	kurz	Kernbotschaft in einem Satz, nächste Schritte
Diskussion	wie vorgesehen	Reservefolien für erwartbare Fragen

Tipps für die Folien:

• Eine Aussage pro Folie, mit einer Überschrift, die die Aussage nennt („Behandlung halbiert die Fehlerrate“ statt „Ergebnisse“).
• Große, lesbare Abbildungen, alles Überflüssige weglassen.
• Wenig Text: Das Publikum soll Ihnen zuhören, nicht mitlesen.
• Foliennummern, damit in der Diskussion darauf Bezug genommen werden kann.
• Eine Schlussfolie mit Kernbotschaft und Kontakt, die während der Fragen stehen bleibt.

Schritt 5: Proben und halten

1. Proben Sie mindestens dreimal laut mit Stoppuhr. Der erste Durchlauf ist fast immer zu lang.
2. Halten Sie einen Probevortrag in der Arbeitsgruppe und bitten Sie um ehrliche Rückmeldung.
3. Legen Sie die ersten beiden Sätze wörtlich fest, danach sprechen Sie frei anhand der Folien.
4. Seien Sie früh im Raum und testen Sie die Technik mit der Sitzungsleitung.
5. Schauen Sie ins Publikum, nicht auf die Leinwand, und sprechen Sie langsamer, als es sich anfühlt.
6. Hören Sie pünktlich auf. Wer überzieht, wird unterbrochen und verliert die Diskussion.

Online- und Hybridtagungen

Viele Tagungen finden ganz oder teilweise online statt. Dann gelten zusätzliche Regeln: Testen Sie Kamera, Mikrofon und Bildschirmfreigabe vorab mit der Plattform der Tagung, sorgen Sie für ruhigen Hintergrund und stabile Verbindung und halten Sie die Folien als PDF bereit, falls die Freigabe scheitert. Manche Veranstalter verlangen vorab ein aufgezeichnetes Video; halten Sie sich dann genau an die vorgegebene Länge und das Dateiformat. Bei Hybridformaten lohnt ein Blick in die Kamera, damit sich auch das Online-Publikum angesprochen fühlt.

Mit Fragen umgehen

Wiederholen oder paraphrasieren Sie die Frage, damit alle sie hören. Wenn Sie die Antwort nicht wissen, sagen Sie das offen und bieten an, sich später zu melden. Auf unfreundliche oder abschweifende Fragen reagieren Sie kurz und höflich und schlagen vor, das Gespräch nach der Sitzung fortzusetzen.

Nach der Tagung

Melden Sie sich bei den Menschen, die Sie kennengelernt haben, ergänzen Sie Ihren Lebenslauf und arbeiten Sie die Rückmeldungen in Ihr Manuskript ein. Der Weg von der Tagung zur Zeitschrift steht unter Ein Paper veröffentlichen. Wenn Sie ein Poster zeigen, hilft der Beitrag Wissenschaftliches Poster gestalten.